Pengantar
Knowledge management harapannya ada dalam ekosistem sebuah negara. Akan ada organisasi yang berperan sebagai knowledge provider, universitas misalnya. Namun, akan ada juga ratusan/ribuan organisasi lainnya sebagai pengguna knowledge tersebut. Interaksi ini yang akan membentuk ekosistem. Saat ini mungkin ekosistem ini belum bergerak dengan baik. Melalui forum ini kita akan terus berusaha membuat ekosistem ini bergerak. Berikut pernyataan penutup minggu lalu yang diingatkan kembali oleh dr. Lutfan Lazuardi, PhD selaku moderator kali ini.
Di series ke – 17 Forum Knowledge Management ini, PKMK FK – KMK UGM kembali mempertajam bahasan dengan mengangkat tema Kebijakan Nasional dalam Pengembangan Knowledge Management. Diskusi kali ini menghadirkan pembicara Hendro Subagyo, M.Eng selaku Plt Kepala Pusat Data dan Dokumentasi Imiah LIPI. Pembahas Prof. dr. Laksono Trisnantoro, M.Sc, PhD yang juga Ketua Departemen Health Policy and Management FK – KMK UGM dan DR. Dr. RA Tri Martani, Sp.THT (KL), MARS selaku Direktur SDM dan Pendidikan RSCM.
Silakan simak arsip video live streaming kegiatan ini pada https://www.youtube.com/watch?v=j1_BONOs4Ac
Paparan
Memulai paparan, Hendro menceritakan permulaan berkecimpung dalam upaya Knowledge Management di LIPI sejak 2005. Banyak yang mengenal Pusat Data dan Keilmiahan LIPI pada saat itu hanya sebagai perpusatakaan tetapi sebenarnya perannya lebih dari itu. Tidak hanya mengelola pengetahuan tetapi juga memproduksi aktornya yakni peneliti dan perekayasa. Outline paparan selanjutnya mengenai overview dan perkembangan Knowledge Management di Indonesia.
Sistem Knowledge Management memang berbasis pada IT, kemudian SDM dan budaya organisasi, serta toksonomi dan manajemen kontennya. Untuk itu sejak 2009 misalnya, LIPI sudah membuat buku dengan judul Penerapan Knowledge Management pada Organisasi. Pada 2016, LIPI membangun RIN karena menyadari pentingnya pengelolaan dan tanggung jawab pengetahuan ini, terutama yang masih berbentuk data. Namun tantangannya tidak mudah, misalnya dalam perlindungan hak paten peneliti. Untuk itu, dibuatlah prinsip deposit is must, sharing is optional. RIN dibuat untuk melindungi semua pihak dalam pengelolaan pengetahuan ini, gratis, dan kapasitas penyimpanan besar.
Kebijakan nasional mengenai Knowledge Management diantaranya, UU Nomor 11 Tahun 2019 tentang Sisnas Iptek, Permenpan Nomor 14 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan hingga Peraturan BSSN Nomor 10 Tahun 2019 tentang Persandian dan Pengamanan Informasi di Pemda. Disadari bahwa kebijakan – kebijakan ini belum memadai dan lengkap, terutama perhatian pada pengetahuan tacit serta proses interaksi tacit dan explicit belum memadai. Tidak hanya itu, jika kita kembali pada tahapan Knowledge Mangement maka aspek taksonomilah yang masih belum berkembang dengan baik, demikian Hendro menutup paparannya.
Pembahasan
Hampir setiap kegiatan di rumah sakit bersinggungan dengan Knowledge Management. Mulai dari aspek tacit dari pengetahuan setiap tenaga kesehatan, hingga eksplisitnya di sistem di rumah sakit. Lingkup kecilnya dari penanganan pasien saja, seorang dokter sudah menerapkan knowledge management hingga lingkup besar seperti sistem pembayaran di rumah sakit. Perubahan yang pernah terjadi dalam waktu dekat misalnya mengenai sistem pembayaran fee for service menjadi sistem pembayaran BPJS hingga adaptasi sistem di rumah sakit dalam penanganan pandemi COVID-19 ini. Bukan sebuah proses yang mudah bagi sebuah rumah sakit, SDM harus siap menerima data, mengolah menjadi informasi, melakukan setting fasilitas, hingga kemudian mensosialisasikan dan dipahami oleh semua SDM. Salah satu faktor yang mempermudah proses knowledge management ini di RSCM bisa jadi karena pengaruh academic health system-nya dan peningkatan mutu juga, papar Tri Martini dalam bahasannya.
Kesannya Knowledge Management ini selalu menempel pada organisasi sehingga bukan sesuatu yang dianggap milik publik. Akibatnya organisasi yang sadar Knowledge Management akan semakin berkembang dan yang tidak sebaliknya. Pertanyaan pertama adalah apakah bisa Knowledge Management ini menjadi budaya bangsa? Kemudian, bagaimana menerapkan dan siapa SDM pelaksana Knowledge Management ini, di RS misalnya? Atau dalam konteks bangsa, siapa knowledge workers-nya? Apakah dikelola oleh perpustakaan? Jika iya, apakah ada tugas fungsi pokok SDM perpustakaan mengenai ini? Pertanyaan – pertanyaan ini sangat operasional. Jika jawabannya adalah iya maka kita harus segera melakukan perubahan fungsi perpustakaan, SDM perpustakaan harus diberi orientasi, dilatih ulang, dan diberikan fasilitas digital. Demikian, bahasan dari Prof. Laksono.
Hendro menanggapi kedua pembahas bahwa kegiatan sharing knowledge seperti yang dilakukan rutin seperti ini memegang peranan yang cukup penting. Selain itu, diperlukan pusat yang mengelola dan menyimpan seluruh data atau meta data ini dari berbagai peneliti atau organisasi. Akhirnya, akan tercipta kolaborasi antar mereka. Perhatian untuk seminar seperti ini di Indonesia masih rendah dirasakan, padahal dengan pertemuan dan diskusi akan terbentuk komunitas sesuai tema dan kolaborasi ke depannya.
Saat ini negara sudah menjadi penyandang dana terbesar untuk mengelola ini dalam bentuk RIN LIPI. Hal yang dibutuhkan selanjutnya adalah mekanisme dan kerangkanya. Harapannya nanti swasta juga terlibat, ungkap Hendro. Selaras juga dengan tanggapan Tri Martini mengenai siapa SDM pengelola knowledge management ini di rumah sakit? Tentunya perpustakaan bisa. Tim mutu, tim academic hospital, bagian diklat juga bisa. Namun, yang jangan dilupakan juga adalah, pengolah data menjadi informasi ini. Informasi yang kemudian bernilai untuk menjadi sebuah pengetahuan.
Agus Fanar dari LIPI juga memberikan mengingatkan bahwa pengelolaan pengetahuan dapat lebih khusus atau mengerucut ke topik yang khusus karena dasarnya Knowledge Management adalah pengelolaan dari tacit ke explicit. Selain itu, semua orang di dalam organisasi adalah produsen pengetahuan tinggal sistemnya yang dibangun seperti apa.
Prof. Laksono meluruskan maksud mengenai Knowledge Management untuk bangsa. Tidak perlu luas, cukup topik COVID-19 saja contohnya. Apakah bangsa kita belum berinvestasi untuk COVID-19? Jangan sampai karena Knowledge Management melekat pada organisasi tadi, sehingga organisasi yang besar mendapatkan banyak sekali manfaat dan pengetahuan tentang COVID-19, sedangkan organisasi sebaliknya tidak. Harus ada kebijakan publik untuk mengatur pengetahuan yang berharga ini agar tidak dimiliki oleh organisasi tertentu saja yang bisa membayar misalnya. Tentunya pengetahuan ini menjadi tidak berimbang.
Pertanyaan Putu mengenai pengalaman LIPI dalam mengembangkan Knowledge Management, seberapa lama proses dari persiapan IT ke tahap selanjutnya? apakah itu mendasar sekali?. Hendro menjawab berdasarkan pengalaman LIPI bahwa yang terpenting justru Capture dan Sharing. Capture meliputi kemampuan menyampaikan dan mengelola pemikiran individu tadi dan kemudian memfaslitasi dalam bentuk Sharing. Ini tidak mudah memang, contohnya seperti dokter yang pulang setelah konferensi dari luar negeri yang tidak sempat untuk menyampaikan ilmu yang dia dapat karena langsung sibuk praktek. Lantas, apakah berisiko jika IT dulu dilakukan? antara ya dan tidak, tetapi yang perlu diperhatikan pertama kali dalam membuat aplikasi adalah kebutuhan user kita apa.
Putu juga menanyakan mengenai budaya knowledge management di RSCM dan dampaknya pada mutu pelayanan. Tri Martini menanggapi bahwa sangat dibutuhkan sekali upaya membangun budaya. Di RSCM ada budaya excellent dalam memberikan pelayanan. Ditambahkan juga bahwa evaluasi dalam bentuk persen memang belum ada, tetapi yang RSCM evaluasi adalah budayanya. Apakah budaya RSCM fit dengan tantangan – tantangan yang ada.
Penutup
Lutfan menutup forum hari ini dengan menyampaikan bahwa minggu depan akan dibahas lebih dalam mengenai kebermanfaatan Knowledge Management dan potensinya di rumah sakit. Sampai jumpa.
Reportase oleh Madelina Ariani / Editing oleh Widarti